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Roteiro para Execução da Despesa

Publicado em Diretoria de Contabilidade e Finanças

Roteiro para Execução das Despesas e Receitas Financeiras

Este roteiro visa, de forma simplificada, dar aos usuários orientações básicas das rotinas administrativas da UnB, com o intuito de facilitar a tramitação dos processos quando da realização de despesas orçamentárias.

 

Orçamento

O Orçamento é a expressão financeira compatibilizada das decisões administrativas, formuladas para um período determinado, conseqüente de um conjunto de ações a serem realizadas, e é proposto pelo poder executivo e aprovado pelo legislativo.

 

Orçamento interno da FUB

A proposta do orçamento da FUB, tanto na fonte de recursos do Tesouro quanto na de Recursos Próprios, é elaborada pela Secretaria de Planejamento - SPL, com subsídios fornecidos pelo DAF, e submetida à aprovação da Câmara de Administração de Finanças - CAF, do Conselho de Administração - CAD e do Conselho Universitário - CONSUNI.

A distribuição do orçamento da FUB, na fonte de recursos do Tesouro,  se dá por rateio, no Grupo de Outros Custeios e Capital- OCC, por cinco grandes grupos, a saber:

1. Manutenção de atividades básicas para as Unidades Acadêmicas (distribuição de recursos realizada de acordo com a matriz/modelo elaborada pela SPL e aprovada pela CAF).

2. Encargos gerais da FUB (caracteriza-se por despesas com manutenção do campus e outros serviços a cargo da Administração Central).

3. Decanatos, centros e órgãos complementares (caracteriza-se por despesas de manutenção específicas dessas Unidades).

4. Programas específicos (créditos liberados especificamente para atender benefícios a servidores, tais como: vale-alimentação, vale- transporte e outros).

5. Reserva (destinada ao atendimento de despesas não-previstas e/ou insuficientemente dotadas, a cargo da Administração Central).

 

Fonte de Recursos Próprios

 A distribuição do orçamento de Recursos Próprios será alocada às Unidades que apresentarem previsões de arrecadação, observados os critérios aprovados pela CAF.

 

Elementos de Despesa

Elemento de Despesa é o desdobramento da despesa com pessoal, material, serviços, obras e outros meios de que se serve a administração pública para a consecução dos seus fins.

 

Principais itens utilizados na FUB

 

Custeio

339014 - Diárias despesas com alimentação, hospedagem e locomoção urbana de servidor que se deslocar de sua sede a serviço.

339018 - Auxílio Financeiro a Estudante ajuda financeira a estudante para financiamento de estudo e pesquisa de natureza científica.

339020 – Auxílio a Pesquisadores registra o valor das apropriações das despesas com auxílio financeiro a pesquisadores, individual ou coletivamente, exceto na condição de estudante, no desenvolvimento de pesquisas científicas e tecnológicas, nas suas diversas modalidades.

339030 - Material de Consumo despesas com alimentos, material de expediente, material de manutenção, reposição e aplicação, combustíveis e outros materiais de uso não duradouro.

339033 - Passagens e Despesas com Locomoção despesas com passagens terrestre, aérea, marítima ou fluvial, para servidor que se deslocar de sua sede a serviço

339036 - Outros Serviços de Terceiros - Pessoa Física remuneração de serviço de natureza eventual, prestado por pessoa física sem vínculo empregatício, tais como estagiários, monitores e outros.

339039 - Outros Serviços de Terceiros - Pessoa Jurídica prestação de serviço por pessoas jurídicas, para órgãos públicos, tais como: assinaturas de jornais, fornecimento de energia elétrica, água, gás e outros congêneres.

339147 - Registra o valor das apropriações das despesas decorrentes do pagamento de tributos e contribuições sociais e econômicas, exceto as incidentes sobre folhas de salários, classificados como obrigações patronais bem como os encargos resultantes do pagamento com atraso dessas obrigações. Aplica-se também para o pagamento de contribuição previdenciária incidente sobre serviço de terceiros pessoa física, contratadas para execução de serviços técnicos profissionais, sem vínculo á administração conforme parecer SOF/DESOC 101 de 17/12/1997. Será utilizado para operações entre órgãos, fundos e entidades do orçamento fiscal e da seguridade social.

339092 - Despesas de Exercícios Anteriores.

339093 - Compreende o valor das apropriações de despesas correntes, com indenizações, exclusive as trabalhistas, e restituições, devidas por órgãos e entidades a qualquer título, inclusive devolução de receitas quando não for possível efetuar essa devolução mediante a compensação com a receita correspondente, bem como outras despesas de natureza indenizatória, não classificadas em elementos de despesas específicos.

 

Capital

 

449051 - Obras e Instalações Despesas com estudos e projetos, início, prosseguimento e conclusão de obras.

449052 - Equipamento e Material Permanente Despesas com equipamentos e material permanente em geral.

449147 - Registra o valor das apropriações das despesas decorrentes do pagamento de tributos e contribuições sociais e econômicas, exceto as incidentes sobre a folha de salários, classificados como obrigações patronais bem como os encargos resultantes do pagamento com atraso dessas obrigações, aplica-se também para o pagamento de contribuição previdenciária incidente sobre serviço de terceiro pessoa física, contratadas para execução de serviços técnicos profissionais, sem vínculo a administração conforme parecer SOF/DESOC 101 de 17/12/1997, quando contribuem diretamente para a formação ou aquisição de um bem de capital. OBS: Natureza de despesa para pagamentos intra-orçamentários.

 

Como utilizar seu orçamento

Observar a disponibilidade de crédito orçamentário alocado na sua Unidade, podendo consultar, no CONSIAFI, no módulo Gerencial Padrão e demais consultas disponíveis nesse sistema.

A realização da despesa depende do crédito orçamentário e da emissão prévia da nota de empenho, como determina a Lei 4.320/64.

 

Compra / Contrato

Compras de bens e Serviços


Tabela de licitações (lei 8.666 - (.pdf), de 21/06/1993)



Orientações para Solicitação de Compras de Bens e Serviços

Para solicitação de compras de materiais de consumo, permanente/equipamentos e serviços, em atendimento ao Ato da Reitoria nº 810/2004 e às recomendações da Secretaria Federal de Controle e do TCU, acessar a página da DRM - Diretoria de Recursos Materiais da FUB, clicando aqui.

 

Como contratar Serviços de Terceiros - Pessoa Física

A contratação de serviços temporários de pessoa não pertencente ao quadro de servidores da FUB e/ou contratação de servidores para execução de trabalhos "extras" em projetos, é feita conforme previsto no Art. 7º da Resolução do CAD 001/2009.

Para solicitação do pagamento faz-se necessário preencher o formulário "PROPOSTA SIMPLIFICADA DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS" - Pessoal vinculado/sem vínculo e enviá-la à SRH, via DAF e DCF para aprovação e emissão de empenho, incluindo o custo dos encargos sociais - INSS, de 20% sobre o total da despesa.

 

 

Requisição de Passagens e Diárias

Para a concessão de Diárias é regulada pelo Decreto 5.992 de 19/12/2006. O Art. 12-A deste decreto tornou obrigatório o uso   do Sistema de Concessão de Diárias e Passagens - SCDP, cujo acesso deve ser feito por usuário cadastrado previamente, pelo gestor central ou gestor setorial do SCDP no endereço eletrônico www.scdp.gov.br.

O pagamento das diárias para deslocamentos efetuados para fora do país, é normatizado pelo Decreto 71.733, de 18 de janeiro de 1973.

Os Decretos Nos 71.733, de 18/01/1973 e 5.992, de 19/12/2006 foram alterados em alguns dispositivos pelo Decreto 6.907, de 21/07/2009.

 

 Tabela de Diárias no País e no Exterior 

 

Outras informações: Quem é Beneficiário?

 

Servidor: Todos aqueles que ocupam cargos efetivos e estão lotados no Campus da UnB. Pela legislação, o servidor é toda pessoa que exerce cargo e/ou função em um órgão do governo. Todo servidor possui matrícula no sistema SIAPE;

 

Convidado: Servidor que exerce cargo e/ou função em outro órgão da Administração Publica, conseqüentemente detentor de matricula SIAPE;

Assessor especial: Servidor que viaja acompanhando, na qualidade de assessor, titular de cargo de natureza especial ou dirigente Maximo de autarquia ou fundação publica ( Decreto nº 343, de 19/11/1991).;

Colaborador eventual: É a pessoa que presta serviço para a Administração Publica, em caráter eventual, sem vínculo com nenhum órgão da esfera publica federal. O colaborador eventual não possui matricula SIAPE, sendo identificado pelo CPF ou, se estrangeiro, pelo passaporte.

 

O servidor com a competência de autorizar as despesas com diárias e passagens deverá obter assinatura digital, autorizada pela Administração e homologada pelo SERPRO.

 O beneficiário (servidor) é responsável por sua solicitação e deverá preencher o formulário de solicitação e encaminhar para o Diretor/Chefe ao qual é subordinado.

As solicitações de diárias devem ser corretamente preenchidas com os elementos essenciais ao ato de concessão, quais sejam: banco, agencia e numero da conta corrente.

As concessões de diárias que se iniciam as sextas, sábados, domingos e feriados nacionais deverão ser expressamente justificados.

As solicitações devem ser obrigatoriamente acompanhadas das justificativas da viagem, ou seja, de documento que comprove a descrição da atividade a ser realizada ( oficio, folder, fax, e-mail, copia de divulgação, convocação, etc.)

Nos casos em que o servidor se afastar da sede do serviço acompanhando, na qualidade de assessor, titular de cargo de natureza especial, fará jus no mesmo valor atribuído à autoridade acompanhada.

 O afastamento do beneficiário em viagem a serviço deve restringir-se ao tempo estritamente necessário aos deslocamentos e para o exercício das atividades objeto da viagem. Somente será admitida exceção a essa regra, nos casos fortuitos e de força maior devidamente comprovada.

Deverão ser descontadas das diárias as importâncias percebidas pelo servidor como auxilio-alimentação e auxilio-transporte, relativos aos dias úteis, inclusive retorno.

Mesmo atendendo à convocação da direção é de responsabilidade do próprio servidor providenciar a solicitação de diárias, preencher o formulário.

 A não observância das instruções acima acarretará na devolução da solicitação de diárias ao local de origem para as devidas correções.

Os recursos para as despesas com diárias e passagens deverão ser programadas pelas Unidades para viabilizar a emissão prévia da nota de empenho a serem cadastrados no sistema pelo Serviço de Controle de Viagens/DCF.

O servidor está obrigado a restituir, no prazo Maximo de 05 (cinco) dias contados do retorno da viagem, os valores recebidos a titulo de diárias quando:

Por qualquer motivo, deixar de viajar, situação em que a devolução será no valor integral;

Retornar à sede antes da data final prevista para o seu afastamento, sendo que, neste caso, a devolução será das diárias recebidas em excesso.

 O servidor deverá apresentar ao Centro de Custo responsável pela solicitação, no prazo máximo de 05 (cinco) dias contados do retorno da viagem, o canhoto das passagens (aéreas ou terrestres), visando compor o processo de prestação de contas das diárias concedidas. O servidor que não apresentará o canhoto das passagens (aéreas ou terrestres) dentro do prazo estabelecido, a fim de compor o processo de prestação de contas, ficará impedido de solicitar diárias ate que a situação seja regularizada.

Aos representantes da Instituição, cabe:

Realizar os procedimentos de reserva de bilhetes de passagens aéreas;

Fazer reserva da passagem aérea ao menor preço, prevalecendo, sempre que disponível a tarifa promocional em classe econômica, sem prejuízo do estabelecimento no art. 27 do Decreto nº 3.643, de 26 de outubro de 2000;

Calcular os valores das diárias;

Recolher os bilhetes para prestação de contas;

Receber as faturas encaminhadas pela Agencia de Viagem contratada, referentes às passagens emitidas, conferir, efetuar o pagamento e atestá-las.

Em caso de viagem para o exterior, enviar a Solicitação de Afastamento, observando os procedimentos constantes da CIRCULAR VRT no 01/2010 de 09 de março de 2010 e CIRCULAR DAF no 003/2000  de 09 de junho de 2000.

Aparticipação em eventos internacionais, no exterior, somente poderá ser autorizada com ônus, salvo caso previsto no inciso IV do art. 1º Dec. 2.349/97, ou seja, em serviço de aperfeiçoamento relacionado com atividade fim do órgão ou entidade, de necessidade reconhecida pelo Ministro de Estado, ou em participação em congresso com financiamento aprovado pela CAPES, CNPQ e FINEP, cujas viagens não poderão exceder, nas duas hipóteses, em quinze dias.

O Decreto no 91.800 de 18/10/95 estabelece as condições mencionadas

art. 1°

I - "com ônus, quando implicarem direito a passagem e diárias, assegurado ao servidor o vencimento ou salário e demais vantagens do cargo, função ou emprego".

II - "com ônus limitado, quando implicarem direito apenas ao vencimento ou salário e demais vantagens do cargo, função ou emprego".

 

Os procedimentos preconizados na legislação acima citada, são válidas para colaboradores eventuais na execução de atividades no serviço público (mensagem SIAFI no 978141 de 20/08/96 – CISET/MEC). 

 

Como Solicitar Suprimento de Fundos

Orientações sobre os procedimentos de despesas com Suprimento de Fundos e Cartão de Pagamento do Governo Federal - CPGF.

Os servidores, designados, como portadores do Cartão de Pagamento do Governo Federal, serão indicados pela Direção de suas respectivas Unidades.

Os servidores, designados, deverão procurar a Diretoria de Contabilidade e Finanças - DCF, para providenciar o cadastramento no Sistema SIASG, no perfil Suprido, para obter acesso ao Sistema de Cartão de Pagamento - SCP, no portal COMPRASNET.

Emitir o formulário próprio "SOLICITAÇÃO DE SUPRIMENTOS DE FUNDOS (SSF)", enviando-o à DCF, para emissão de nota de empenho e pagamento. Essa modalidade tem caráter excepcional, servindo somente em casos de necessidade de compra de material de consumo ou de prestação de serviço considerados de pequeno vulto e que requerem pronto pagamento.

 É expressamente vedada a aquisião de gêneros alimentícios, material para festividades, brindes, coffee-breaks, coquetéis e similares por meio de Suprimento de Fundos com a utilização do Cartão de Pagamento do Governo Federal nas modalidades compra ou saque, uma vez que tais despesas, devidamente justificadas e destinadas exclusivamente às atividades institucionais da FUB deverão ser realizadas por meio de processo regular de compras com a contratação de empresa especializada.

Deve-se fazer prestação de contas dos gastos pelo formulário PRESTAÇÃO DE CONTAS no prazo estabelecido quando da concessão do suprimento.

Existem limites para concessão de suprimento de fundos (portaria MF nº 95 de 19/04/2002), que são:

Obras e Serviços de Engenharia
CPGF
- Suprimento de Fundos
15.000,00
- Valor por Objeto
* 1.500,00
Compras e Serviços em Geral
CPGF
- Suprimento de Fundos
8.000,00
- Valor por Objeto
* 800,00

 * Por documento fiscal, por fornecedor (não pode fracionar despesa em várias notas fiscais, ultrapassando o limite por fornecedor) e por item ou itens de mesma natureza funcional. (por item de despesa em cada Nota Fiscal).

LEGISLAÇÃO BASE

A utilização do Cartão de Pagamento do Governo Federal tem amparo em normas estabelecidas pelos órgãos competentes da Administração Pública Federal.

 

Cartão de Pagamento do Governo Federal – CPGF

Decreto nº 5.355, de 25 de janeiro de 2005;
Decreto nº 6.370, de 1 de fevereiro de 2008;
Portaria MP nº 41, de 4 de março de 2005; 
Portaria SE/MEC nº 653, de 28 de maio de 2008; 
Macrofunção SIAFI 02.11.21.
Portaria nº 90 , de 24 de abril de 2009.

 

Suprimento de Fundos

Lei nº 4.320, de 17/03/1964;
Decreto-Lei nº 200, de 25/02/1967;
Decreto nº 93.872, de 23 de dezembro de 1986; 
Decreto nº 6.370, de 1 de fevereiro de 2008;
Portaria MF nº 95, de 19 de abril de 2002;
Portaria MF nº 448, de 13/09/2002; 
Decreto nº 941, de 27 de setembro de 1993;
Instrução Normativa STN nº 4, de 30 de agosto de 2004;
Macrofunção SIAFI 02.11.21.

 

- Normas para licitações e contratos da Administração Pública Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993.

Macrofunção SIAFI 02.11.21

 

Alguns pontos Importantes:

 

O regime de adiantamento, suprimento de fundos, e aplicável aos casos de despesas expressamente definidos em lei e consiste na disponibilização de recurso financeiro ao servidor, sempre precedida de empenho na dotação própria, para o fim de realizar despesas que pela excepcionalidade, a critério do Ordenador de Despesa e sob sua inteira responsabilidade, não possam subordinar-se ao processo normal de aplicação, nos seguintes casos;

Para atender despesas eventuais, inclusive em viagem e com serviços especiais, que exijam pronto pagamento em espécie;

Para atender despesas de pequeno vulto, assim entendidas aquelas cujo valor, em cada caso, não ultrapassar limite estabelecido em Portaria do Ministro da Fazenda;

Os valores de um suprimento de fundos disponibilizado ao suprido poderão relacionar-se a mais de uma natureza de despesa, desde que precedidos dos empenhos nas dotações respectivas, respeitados os valores de cada natureza;

 O fracionamento da despesa não é caracterizado pela mesma classificação contábil em qualquer dos níveis, mas por aquisições de mesma natureza funcional.

 É vedado o fracionamento de despesa ou do documento comprobatório, para adequação dos valores constantes no suprimento de fundos;

Considera-se indício de fracionamento, a concentração excessiva de detalhamento de despesa em determinado subitem, bem como a concessão de suprimento de fundos a vários supridos simultaneamente;

Excepcionalmente, a critério da autoridade de nível ministerial desde que caracterizada a necessidade em despacho fundamentado, poderão ser concedidos suprimentos em valores superiores aos fixados no citado artigo.

 

Como Requisitar Material de Consumo do Almoxarifado

Faz-se aquisição do material de consumo mediante o acesso ao SIMAR, mencionando o Centro de Custo, código de material, especificação e quantidade a ser adquirida; o usuário deverá fazer seu pedido, observando-se a disponibilidade de crédito no SIMCON da sua unidade (conforme SIMAR).

 

Como Solicitar a Execução de Obras e Reformas

A unidade de posse dos recursos no item de despesa "obras" deve solicitar a assessoria do CEPLAN na elaboração de projetos, bem como em sua execução.

 

Como Solicitar Pró-Labore

Instrução da Reitoria n. 009/96

formulário (.doc)

Enviar memorando à DCF solicitando o Pro-labore, especificando o valor estipulado, conforme Instrução da Reitoria no 009/96, colocando o nome do beneficiário, CPF, conta bancária e o nome do evento, enviando-o à DCF por meio do DAF, para aprovação e posterior pagamento. Entende-se como Pro labore a ajuda de custo aos participantes de bancas examinadoras de concursos públicos, de comissão julgadora dos exames de cursos de pós-graduação e conferencistas. Por caracterizar-se como prestação de serviços, há incidência de 20% (INSS) sobre o valor da despesa (Anexo VII). 

Quando há contratação de serviço de pessoa física estrangeira, deve ser observado no passaporte o tipo de visto de permanência no país, para enquadramento na condição de atividade remunerada, conforme determina a Lei 6.815 de 19/08/80.

 

Como Solicitar Auxílio Financeiro à Alunos e Pesquisadores

Preencher o formulário "TERMO DE COMPROMISSO", especificando o tipo de bolsa ou auxílio, o período, o valor e enviá-lo à SRH, por meio da DCF para emissão de empenho e posterior pagamento. O responsável deverá encaminhar memorando à SRH, atestando a frequência do Bolsista ou beneficiário do auxílio, solicitando o devido pagamento até 5 dias antes do vencimento de cada período.

 

Como Emitir Fatura de Serviços

Solicitar emissão de fatura de serviços à tesouraria da FUB, através de memorando, especificando os serviços contratados ou preencher formulário  enviando cópia ao interessado e a tesouraria da FUB, para emitir a fatura clique aqui.

Quando a unidade possuir código de recolhimento exclusivo, consultar tabela de códigos de recolhimentos disponível nesta página, para consultar a tabela, clique aqui.

 

Como Depositar Recursos Financeiros na Conta Única - FUB

Se o Órgão for integrante do SIAFI, nos casos de pagamento de serviços, quando da apropriação da despesa no CPR, gerar a GRU, indicando o código da Unidade Credora FUB, ou seja: UG 154040 e Gestão 15257, ou às suas Unidades Descentralizadas, ver código de UG/Gestão, conforme tabela abaixo.

Se o depósito for de empresa privada não integrante do SIAFI ou de pessoa física, gerar a GRU no site tesouro.fazenda.gov.br, indicando o código da Unidade Credora FUB UG 154040 e Gestão 15257, indicar o código de recolhimento 28838-1, sendo que para os casos específicos ver tabela de códigos, em seguida efetuar o pagamento em qualquer agência do Banco do Brasil S/A.

  1. caixa eletrônico do Banco do Brasil, para depósito, utilizar a tecla "transferência entre contas", a seguir a opção "conta corrente para conta única do tesouro", em seguida digitar o código da Unidade Gestora 154040 e Gestão 15257código da Receita conforme tabela abaixo.

    Outras Opções:

Para depósitos à FUB, via outros bancos, poderá utilizar nas formas de DOC (documento de crédito) ou TED (transferências), indicando a Agência do Governo nº 1607-1, conta corrente 170.500-8, no Banco do Brasil e a UG/Gestão nº 15404015257288381.

Para fazer o Recolhimento através de GRU Simples Clique Aquí.

Tabela de Códigos de Recolhimento utilizados na FUB:

Código Recolhimento
UG
GESTÃO
TIPO DE RECEITA
28802-0
154040
15257
Alugueis
28804-7
154040
15257
Taxa de Ocupação de Imóveis
28805-5
154040
15257
Outras Receitas Imobiliárias
28810-1
154040
15257
Outras Receitas Patrimoniais
28813-6
154040
15257
Outras Receitas Agropecuárias
28818-7
154040
15257
Serv. Comerc. de Livros e Periódicos
28820-9
154040
15257
Serv. Comerc. Processamento de Dados
28824-1
154040
15257
Serviços Hospitalares
28830-6
154040
15257
Serviços Administrativos
28832-2
154040
15257
Serviços Educacionais
28833-0
154040
15257
Serviços Agropecuários
28834-9
154040
15257
Serviços de Reparação e Manutenção
28835-7
154040
15257
Serviços Recreativos e Culturais
28836-5
154040
15257
Serv. de Consultoria e Assist. Técnica
28837-3
154040
15257
Serviços de Hospedagem
28838-1
154040
15257
Serviços de Estudo e Pesquisa
28840-3
154040
15257
Sismologia
28848-9
154040
15257
Outras Multas
28857-8
154040
15257
Alienação de Imóveis Urbanos
28863-2
154040
15257
Transferências Convênios da União
28867-5
154040
15257
Multas Fornecedor
28883-7
154040
15257
Taxa de Inscrição em Concurso - CESPE
28900-0
154040
15257
Taxa de Inscrição em Vestibulares
68801-0
154040
15257
Devolução de Folha de Pagamento
68802-9
154040
15257
Devolução de Diárias
68806-1
154040
15257
Devolução de Salários
68808-8
154040
15257
Devolução de Suprimento de Fundos
68810-8
154040
15257
Ressarcimento de Despesas
68812-6
154040
15257
Devolução de Recursos de Convênios
68816-9
154040
15257
Ressarcimento de Pessoal Cedido
Códigos de recolhimento - Órgãos intra-siafi
78818-0
154040
15257
Serv. Comerc. de Livros e Periódicos
78830-9
154040
15257
Serviços Administrativos
78832-5
154040
15257
Serviços Educacionais
78838-4
154040
15257
Serviços de Estudo e Pesquisa
78883-0
154040
15257
Taxa de Inscrição em Concurso - CESPE