img topo

Imprimir

Orientações Gerais para Compras

Escrito por Felipe Silva Noleto. Publicado em Diretoria de Compras

Agenda de Compras

Pedido de Compras:

O primeiro passo para instruir um Pedido de Compra é identificar a Unidade de Compra a qual este pedido deverá ser remetido (DCO, PRC ou BCE). Neste caso, consultar a Tabela 1 a seguir, e, após isto, abrir um UNBDOC intitulando-o da seguinte forma:

a)      Para Materiais: Aquisição de (especificar o material) ou, caso seja mais de um item, intitular com: Aquisição de (Grupo de Compra o qual eles pertencem).

b)      Para Serviços: Contratação de (especificar o serviço) ou, caso seja mais de um item, intitular com: Contratação de (Grupo de Compra o qual eles pertencem)

Quais os documentos que compõem um pedido de compra?

       Os documentos necessários são distintos, pois, dependendo da complexidade, possuem diferentes fluxos processuais, e são compostos de três formas, tais como: Pedidos de Compras Comuns à UNB, Pedidos de Compras Específicas e Pedidos de Compras com Importação, conforme segue:

Pedidos de Compras Comuns à UNB

Para o exercício de 2015, foram instituídas Equipes Técnicas Centralizadoras de Compras, que juntamente com a Comissão Permanente de Aquisição de Recursos de TI[1] estarão realizando a consolidação das compras comuns de acordo com o Grupo de Compras o qual elas pertencem. Neste caso, a aquisição deverá atender a alguns requisitos para que seja enquadrada neste item, conforme segue:

        Após ter sido verificada a Unidade de Compra (DCO, PRC, BCE) a qual o Pedido de Compra será encaminhado, é necessário identificar, de forma simples, se a aquisição faz parte dos Pedidos de Compras Comuns à UNB. Um Pedido Comum é aquele cuja aquisição poderá ser comum à outra(s) unidade(s) da UNB. Vale ressaltar que a padronização destas aquisições ou contratações ficará a critério das Equipes Técnicas Centralizadoras ou da Comissão Permanente de Aquisição de Recursos de TI, já que haverá uma consolidação dos itens que pertencerem ao mesmo Grupo de Compras. Caso ela não se enquadre na característica comum, a aquisição deverá ser classificada como um Pedido de Compra Específica, ou seja, o pedido com características únicas, exclusivas, que a Unidade ou determinada Pesquisa irão necessitar de modo singular, excluindo toda e qualquer similaridade no mercado. Neste caso, prosseguir com a leitura do Item Pedido de Compras Específicas.

       O próximo passo é verificar na Tabela 1 qual o Grupo de Compra por Equipe Técnica e por Unidade de Compra, cujas informações deverão constar no Memorando Padrão do Pedido de Compras.

Tabela 1 – Unidades, Grupos e Equipes Técnicas de Compras

UNIDADE DE COMPRA

DCO

Grupo de Compra

Exemplos:

Número da Equipe

Material de Escritório, Expediente, Mobiliário, Eletrodomésticos e Eletrônicos (exceto de TI)

Lápis, lapiseira, caneta, grampeador, papéis, materiais de higiene e limpeza, mesa, cadeira, armário, televisão, micro-ondas, geladeira, telefone, etc.

1

Equipamentos e insumos para Áudio, Vídeo e Refrigeração

Projetor multimídia, aparelho de som, DVD, caixa acústica, condicionador de ar, exaustor, eq. de vigilância e segurança etc.

2

Equipamentos e Insumos de Informática

Placa de vídeo, processador, memória, HD, pen drive, mouse, teclado, cartuchos de tinta, computadores, notebooks, estabilizadores, impressoras, softwares, de soluções de TI, telefones, centrais telefônicas, etc.

3

Comissão Permanente de Aquisição de Recursos de TI. (Instituída em 29/08/2014 através do Ato do Diretor Nº. 005/2014 - CPD).

Materiais de Laboratório/ Hospitalar

Luvas, agulhas, reagentes, vidrarias, etc.

4

Equipamentos de Laboratório

Balança digital, microscópio, estufa, etc.

5

Eventos comemorativos e de projetos

Locação de equipamentos, coffee break, contratação de segurança, manobrista, locação de espaço físico, etc.

6

Vestibulares, concursos e afins

Processos seletivos em geral, PAS, vestibular EAD, etc.

7

Serviços gráficos

Cópias, livros, revistas, panfletos, etc.

8

Outros materiais

Peças e recargas de extintores, uniformes, eq. de EPI, bandeiras, etc.

9

Outros Serviços

Contratação de serviços de plotagem, reformas de mobiliário,

10

UNIDADE DE COMPRA

PRC

Grupo de Compra

Exemplos:

Número da Equipe

Insumos para redes de dados

Fios, cabos, terminais, caixas de luz, etc.

11

Material Hidráulico / Elétrico

Componentes de sistema de abastecimento de água, energia e refrigeração.

12

Materiais de construção

Alvenaria, marcenaria, ferramentaria, pintura, carpintaria, serralheria, para manutenção de pátios, parques e jardins, etc.

13

Serviços de Segurança

Instalação de câmeras, entre outros.

14

Manutenção Automotiva

Manutenção de veículos, aquisição de combustíveis, aquisição de pneus, peças, revisão preventiva e contratação de serviços necessários à manutenção de veículos pertencentes à frota da FUB

15

Manutenção de Máquinas e Equipamentos

Manutenção de equipamentos de informática, e maquinário em geral.

16

Aquisição/Locação de veículos, máquinas e equipamentos

Aquisição de veículos, locação de serviços de transporte, entre outros.

17

Serviços de descarte e coleta de resíduos

Contratação de serviços para o descarte de lâmpadas, coleta e destinação final de resíduos químicos e biológicos, etc.

18

Aquisição de material de consumo para acondicionamento de resíduos em geral.

Containers, etc.

19

UNIDADE DE COMPRA

BCE

Grupo de Compra

Exemplos:

Número da Equipe

Aquisição de insumos para utilização em serviços específicos de restauração e tratamento de material bibliográfico

Equipamentos de restauração, máquina de sucção, obturadora de papéis, mesa douradora digital de couros, etc.

20

Aquisição de material de consumo específico para atividades de restauração e processamento técnico

Papel japonês, papel marmorizado, cola específica, couro, etc.

21

Aquisição de mobiliário e arquivos específicos para armazenamento de material bibliográfico

Estantes de livros, arquivos deslizantes, mapoteca, etc.

22

Contratação de serviços específicos de Gestão e Tratamento Técnico de Acervo Bibliográfico

Projeto para catalogação, classificação, etiquetagem, restauração de material bibliográfico, etc.

23

Contratação de serviços para assinatura e renovação de base de dados e periódicos

Assinatura de periódicos científicos, periódicos correntes, revistas eletrônicas e impressas, bases de dados, etc.

24

Contratação de serviços de segurança, preservação e controle de acervo bibliográfico

Monitoramento por rádio frequência e câmeras; equipamentos de autoempréstimo e autodevolução, etc.

25

Locação de máquinas e equipamentos específicos para gestão e tratamento de acervo bibliográfico

Mesa higienizadora de materiais bibliográficos, equipamento para conversão de códigos de barras comuns em etiquetas para leitura por rádio frequência, etc.

26

Aquisição de material bibliográfico nacional e estrangeiro

Compras das indicações de bibliografias básicas e complementares dos cursos, bibliografias de projetos e demais itens selecionados.

27


Se por acaso a aquisição não foi identificada em algum dos grupos, siga com a leitura do Item Pedido de Compras Específicas. Caso ela tenha sido identificada, seguem os documentos necessários para a correta instrução do Pedido de Compras, na ordem que eles deverão ser encaminhados à Unidade de Compra:

a)      Memorando Padrão de oficialização do pedido;

b)     Formulário Pedido de Compra do Sistema SIMAR;

c)      Cópia da Nota de Dotação Orçamentária.

 Pedidos de Compras Específicas

Os Pedidos de Compras Específicas são destinados àquelas aquisições ou contratações que tem características exclusivas da Unidade ou do Pesquisador requisitante, ou seja, o pedido com características únicas, exclusivas, que a Unidade ou determinada Pesquisa irão necessitar de modo singular, excluindo toda e qualquer similaridade no mercado.

     Depois de identificado como Pedido de Compra Específica é necessário, primeiramente, verificar qual a Unidade de Compra (DCO, PRC ou BCE) os documentos serão encaminhados, e se a aquisição é enquadrada num dos Grupos de Compra.

       De posse destas informações, instruir o processo com os documentos necessários, na ordem que eles deverão ser encaminhados à Unidade de Compra, conforme segue:

a)      Memorando Padrão de oficialização do pedido;

b)     Formulário Pedido de Compra do Sistema SIMAR;

c)      Cópia da Nota de Dotação Orçamentária;

d)     Pesquisa de Preçosno mínimo três preços;

e)      Termo de Referência/Projeto Básico, independentemente do valor da aquisição.

       

 Pedidos de Compras com Importação

      Os Pedidos de Compras com Importação são destinados àquelas aquisições ou contratações que não existem no mercado nacional ou pela sua especificidade não há opção no mercado interno, mediante justificativa da Unidade ou Pesquisador demandante.

     O Pedido de Compra com Importação é remetido à Coordenação de Importação e Exportação – CIE da Diretoria de Compras – DCO, via UNBDOC intitulando-o da seguinte forma: Importação de (especificar o material ou o serviço).

      De posse destas informações, instruir o processo com os documentos necessários, na ordem que eles deverão ser encaminhados à CIE / DCO, conforme segue:

a)      Memorando Padrão de oficialização do pedido;

b)     Formulário Pedido de Compra do Sistema SIMAR;

c)      Cópia da Nota de Dotação Orçamentária;

d)     Termo de Referência/Projeto Básico, independentemente do valor da aquisição.

e)      Proforma Invoice em Português e Inglês;

 

COM RELAÇÃO AOS PEDIDOS DE COMPRAS, É IMPORTANTE:

Identificar antecipadamente a forma correta, pois caso algum Pedido de Compra seja ingressado como Comum, mas for identificado como Específico, a Unidade de Compras irá devolver os pedidos ao Centro de Custo ou Pesquisador para solicitar os documentos necessários;

Observar, antes de encaminhar os Pedidos de Compras, se os documentos: Memorando, Pedido SIMAR e Termo de Referência/Projeto Básico estão assinados e rubricados pelo dirigente máximo de cada Centro de Custo, ou por pessoa delegada, sendo que no caso de Projetos de Pesquisa o pedido pode ser iniciado pelo Coordenador do Projeto e ratificado pelo respectivo dirigente;

Saber que, ao receber o pedido de compras, o protocolo da Unidade de Compra fará um check-list da juntada de documentos e caso seja identificada qualquer pendência no processo, o expediente será devolvido ao Centro de Custo para as devidas adequações;

Saber que, para os pedidos de importação, quando os recursos forem provenientes de instituição de fomento à pesquisa, (CNPQ, FAP/DF, etc.) deverá ser anexado ao pedido o Termo de Auxílio Financeiro.